印章信息化管控來了！安徽三建實(shí)現(xiàn)合同全周期信息化管理
1月14日下午，十一公司臨泉金科城一期物資采購(gòu)合同在公司法務(wù)部首次通過物聯(lián)網(wǎng)印章終端用印，標(biāo)志著安徽三建合同評(píng)審用印實(shí)現(xiàn)全周期信息化管理，合同風(fēng)險(xiǎn)防控管理工作再上新臺(tái)階。
傳統(tǒng)的印章管理方式，使得合同評(píng)審和用印分離，因此無法避免人為使用的管理風(fēng)險(xiǎn)。為了進(jìn)一步防范風(fēng)險(xiǎn)，安徽三建在集團(tuán)信息部的指導(dǎo)和幫助下，結(jié)合公司實(shí)際，成功將公司信息管理系統(tǒng)合同評(píng)審流程和具有指紋加鎖功能的物聯(lián)網(wǎng)印章終端進(jìn)行了集成，將軟件與硬件技術(shù)相結(jié)合，形成了出具有三建特色的印章管控方式。該管控模式不僅有效防范了印章私蓋、漏蓋、外帶、盜用等風(fēng)險(xiǎn)，還能追溯用印過程，一旦發(fā)生法律糾紛,可隨時(shí)隨地隨需在系統(tǒng)內(nèi)查看合同評(píng)審記錄、用印申請(qǐng)記錄、用印過程記錄。
使用中，各項(xiàng)合同只有經(jīng)過CES/218系統(tǒng)評(píng)審后，方可完成合同文本的打印，以及印章系統(tǒng)的使用授權(quán)；印章管理員在授權(quán)后才能使用指紋解鎖印章管理終端設(shè)備,對(duì)在信息化系統(tǒng)中打印出的合同進(jìn)行用印。更為嚴(yán)密的是，用印同時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)拍照記錄用印人、用印文件等用印全過程,并同步自動(dòng)備案。
當(dāng)前，三建合同評(píng)審用印信息化管理涵蓋了合同評(píng)審、模板套打、用印申請(qǐng)、授權(quán)、印章使用遠(yuǎn)程監(jiān)控、用印數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能。其中，三建合同評(píng)審流程采用固化合同版本、合同在線評(píng)審、系統(tǒng)套打功能，通過系統(tǒng)生成二維碼及有三建水印Logo標(biāo)識(shí)防偽的合同文本，進(jìn)一步防止合同文本的用印風(fēng)險(xiǎn)。
據(jù)悉，下一步，公司將根據(jù)實(shí)際使用情況，升級(jí)三建合同評(píng)審用印信息化，并根據(jù)需要逐步推廣應(yīng)用于其他類型印章及子公司合同專用印章，推動(dòng)公司風(fēng)控管理水平邁上新臺(tái)階。